Introducción
Un glosario colaborativo bien diseñado es la columna vertebral de la coherencia terminológica en proyectos globales. Va más allá de una lista de palabras: es un sistema vivo que reduce errores, acelera el trabajo y alinea a traductores, revisores, equipos clínicos y de producto. En esta guía verás cómo manejarlo, controlar cambios y elegir procesos y herramientas que garanticen que permanezca útil con el paso del tiempo.
¿Por qué un glosario colaborativo?
- Mantiene coherencia entre idiomas y equipos.
- Reduce consultas repetidas y tiempo de revisión.
- Facilita la incorporación de nuevas áreas o mercados.
- Permite evidenciar decisiones terminológicas para auditorías.
Manejo: quién decide y cómo
- Propietario del glosario: designa una persona o equipo responsable del manejo (actualizaciones, accesos, políticas).
- Comité terminológico: grupo multidisciplinario (lingüistas, clínicos, regulatorio, producto) que arbitra propuestas en casos de conflicto.
- Roles y permisos: define quién puede sugerir entradas, quién puede validar y quién puede publicar cambios directamente.
- Política editorial: normas sobre estilo, abreviaturas, uso de mayúsculas y formatos (preferencias por forma larga vs. abreviada).
Control de cambios y trazabilidad
- Registro de propuestas: cada nueva entrada o modificación debe contar con fecha, autor y justificación clínica o de producto.
- Estados de la entrada: borrador → en revisión → aprobada → obsoleta.
- Historial: conservar versiones previas para auditoría y revertir si hace falta.
- Notificaciones: avisar automáticamente a interesados cuando cambie una entrada crítica (ej.: nombres de principio activo, advertencias).
Estructura mínima de una entrada útil
- Término fuente (idioma origen).
- Equivalente(s) por idioma con etiqueta de variante regional.
- Categoría (ej.: producto, síntoma, procedimiento).
- Nota de uso (contexto, excepciones, ejemplos).
- Fuente de validación (referencia clínica o manual).
- Estado y responsable de la aprobación.
Herramientas y prácticas para mantenerlo vivo (sin nombres comerciales)
- Repositorio central en la nube: accesible por todo el equipo, con control de versiones.
- Integración con flujos de trabajo: conectar el glosario al gestor de traducciones o al sistema de contenido para sugerencias automáticas.
- Plantillas y formularios estructurados: para capturar todas las metadatas al proponer un término.
- Revisión periódica: auditoría trimestral o semestral para limpiar entradas obsoletas y actualizar concordancias.
- Formación continua: capacitar a traductores, revisores y equipo clínico en la política terminológica.
Gobernanza práctica: un proceso sugerido
- Propuesta de término por cualquier miembro.
- Evaluación preliminar por el propietario (chequeo básico de duplicados).
- Revisión y votación por el comité terminológico.
- Publicación y notificación a equipos.
- Inclusión automática en memorias y listas de control.
KPIs y cómo medir éxito
- % de coincidencias en memoria que usan el glosario.
- Número de consultas terminológicas por mes (tendencia a la baja indica adopción).
- Tiempo medio de resolución de propuestas.
- Número de entradas obsoletas tras auditoría.
Conclusión
Un glosario colaborativo gobernado y con control de cambios es una inversión que mejora calidad, velocidad y cumplimiento en proyectos médicos globales. En SumaLatam te ayudamos a diseñarlo, implantar procesos de control de cambios y configurar un repositorio colaborativo que realmente funcione para todo el equipo. Contactanos para diseñar tu glosario y ponerlo en marcha.
