Introducción
Contratar proveedores de traducción en salud exige más que comparar precios. La naturaleza regulada del sector demanda confiabilidad, trazabilidad y expertos con conocimiento clínico. Esta guía práctica te explica criterios de selección, cómo preparar un RFP, qué pedir en pruebas de muestra y qué cláusulas contractuales no negociar.
Criterios clave de selección
- Especialización clínica: busca equipos con experiencia en protocolos, consentimientos, etiquetas y farmacovigilancia.
- Calidad y procesos: certificaciones, control de calidad (QA), revisiones por SME y uso de CAT tools.
- Seguridad y cumplimiento: acuerdos de confidencialidad, políticas de privacidad y cumplimiento (HIPAA/GDPR según mercado).
- Terminología y glosarios: existencia de TM (translation memory) y glosarios validados.
- Capacidad operativa: tiempos de entrega (TAT), picos de volumen y soporte 24/7 si aplica.
- Referencias y casos: revisá estudios de caso, clientes y auditorías previas.
Cómo preparar un RFP efectivo
- Describe alcance y tipos de documentos (protocolos, CRF, etiquetas).
- Indica volúmenes estimados, formatos y SLAs.
- Solicita metodología de QA, herramientas y ejemplo de flujo de trabajo.
- Solicita precios por palabra, por hora y costos adicionales (maquetación, revisión SME).
- Incluye criterios de evaluación y plazos de respuesta.
Pruebas de muestra (must-have)
- Solicita una traducción de muestra de 200–500 palabras en un segmento crítico (dosis, advertencias).
- Evalùa precisión, terminología, legibilidad y tiempos de entrega.
- Usa una rúbrica 1–5 y clasifica errores por severidad.
Cláusulas contractuales clave
- Confidencialidad y protección de datos (DPA).
- Propiedad intelectual y uso de TM/glosarios.
- SLA y penalidades por incumplimiento.
- Obligación de revisión por SME y trazabilidad de cambios.
- Cláusula de auditoría y evidencias (reportes de QA).
Onboarding y seguimiento
- Implementa una fase piloto con entregas cortas.
- Integra TM y glosarios desde el arranque.
- Define KPIs (accuracy, error rate, TAT) y reporting periódico.
Conclusión
Elegir bien a un proveedor ahorra tiempo, reduce riesgos regulatorios y protege la seguridad del paciente. En SumaLatam te ayudamos a diseñar el RFP, evaluar pruebas y negociar contratos. Contáctanos para una auditoría y plantilla RFP listos para usar.
